Staffel 4,33 Folge 101- Wissenstransfer

00:00:00: Kennen Sie das?

00:00:02: In Ihrem Unternehmen gibt es eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter, der seit vielen Jahren dabei ist und bei dem alle wissen.

00:00:09: Wenn es irgendwo ein Problem gibt kann diese Person weiterhelfen.

00:00:13: Sie kennt die Kunden, die Abläufe und die vielen kleinen Besonderheiten, die man in keinem Handbuch findet.

00:00:21: Solange dieser Person im Unternehmen ist fällt das kaum auf – das Wissen wird einfach genutzt!

00:00:26: Doch dann kommt der Ruhestand oder die Kündigung.

00:00:29: plötzlich stellt sich die Frage, wer weiß eigentlich das was diese Person weiß?

00:00:36: Genau darüber möchten wir heute sprechen.

00:00:58: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast!

00:01:00: Vier Kommandreißige Volksfaktoren zur gelungenen Personalarbeit.

00:01:04: dem Podcast der Chefs und Chefinnen und Führungskrifte viele Tipps zur praktischen Personalarbeit gibt damit auch ihr Team leuchtet.

00:01:13: Mein Name ist Angelika Schneider und ich bin Gesellschafterin und Prokoristin der All-In Personalberatung GmbH.

00:01:20: Unser Tipp der Woche lautet, schauen Sie nicht erst bei der Kündigung darauf welches Wissen ein Mitarbeiter mitnimmt sondern prüfen sie rechtzeitig wo Ihr Unternehmen von einzelnen Personen abhängig ist.

00:01:33: Dieser Tipp lässt sich besonders gut dem zweiten Erfolgsfaktor passendes Personal zuordnen.

00:01:40: Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen gibt es häufig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die über viele Jahre ein enormes Erfahrungswissen aufgebaut haben.

00:01:50: Sie wissen beispielsweise welcher Kunde besondere Anforderungen hat welche Lieferant zuverlässig ist oder woran man frühzeitig erkennt das bei einer Maschine etwas nicht stimmt.

00:02:01: Dieses Wissen steht meistens nicht in der Stellenbeschreibung und häufig auch nicht in einem Handbuch.

00:02:08: Der aktuelle Fachkräftereport zeigt dass twenty-three Prozent der Unternehmen mit einem Verlust von Betriebsspezifischen Wissen rechnen, wenn langjährige Beschäftigte ausscheiden.

00:02:21: Das bedeutet nicht, dass jedes Unternehmen jetzt ein kompliziertes Wissensmanagementsystem einführen muss.

00:02:27: Viel wichtiger ist es zunächst eine ganz einfache Frage zu stellen – was würde in unserem Unternehmen passieren, wenn eine wichtige Person morgen für mehrere Monate ausfällt?

00:02:39: Stellen Sie sich einen mittelständischen Produktionsbetrieb vor.

00:02:43: Ein Mitarbeiter arbeitet dort seit fast dreißig Jahren und kennt die Maschinen und Kunden besser als jeder andere.

00:02:50: Wenn einer bestimmte Maschine Probleme macht, weiß er meistens sofort woran es liegen könnte.

00:02:55: Wenn ein wichtiger Kunde anruft, kennt er dessen Besonderheiten – und wenn ein Lieferant eine Veränderung vorschlägt kann er aufgrund seiner Erfahrung einschätzen ob diese Lösung tatsächlich sinnvoll ist!

00:03:08: Dann geht dieser Mitarbeiter in den Ruhestand.

00:03:10: Seine Nachfolge ist zwar geregelt, aber plötzlich fehlen viele Informationen.

00:03:16: Die Kollegen suchen alte E-Mails, fragen andere Mitarbeiter und versuchen herauszufinden warum bestimmte Dinge bisher auf diese Weise gemacht wurden.

00:03:25: Das kostet enorm viel Zeit und kann zu Fehlern führen.

00:03:29: Genau deshalb sollte Wissenstransfer nicht erst am letzten Arbeitstag beginnen.

00:03:35: Der konkrete Praxistip für sie lautet Setzen Sie sich einmal mit Ihren Führungskräften zusammen und überlegen Sie, bei welchen drei bis fünf Personen ein längerer Ausfall besonders große Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hätte.

00:03:48: Anschließend fragen Sie diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht einfach was sie täglich tun.

00:03:54: Fragen Sie vielmehr, was muss ein anderer Mitarbeiter unbedingt wissen damit er Ihre Aufgaben übernehmen kann?

00:04:01: Dabei kommen häufig ganz praktische Dinge ans Licht.

00:04:04: Wichtige Ansprechpartner, besondere Kundenwünsche, typische Fehler oder Entscheidungen die aufgrund langjähriger Erfahrung getroffen werden.

00:04:13: und genau dieses Wissen sollen sie weitergeben.

00:04:15: das kann beispielsweise durch gemeinsame Kundentermine die Begleitung bei wichtigen Aufgaben oder regelmäßige Gespräche mit einer zweiten Person geschehen.

00:04:25: Sie müssen nicht alles dokumentieren.

00:04:27: Sie sollten vielmehr dafür sorgen, dass das wirklich wichtige Wissen nicht ausschließlich im Kopf einer einzigen Person bleibt.

00:04:34: Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Wissenstransfer Zeit braucht.

00:04:39: Wenn heute feststeht, dass eine erfahrene Mitarbeiterin in zwei Jahren den hohen Stand geht haben sie zwei Jahre Zeit ihr Wissen Schritt für Schritt weiterzugeben.

00:04:48: wenn sie erst in vier Wochen oder dem letzten Arbeitstag damit beginnen wird es unnötig schwierig.

00:04:55: Wissen entsteht über viele Jahre und ist gerade im kleinen ummittelständischen Unternehmen ein wichtiger Bestandteil des Unternehmenserfolgs.

00:05:03: Deshalb lohnt es sich, rechtzeitig hinzuschauen wo dieses Wissen steckt und wie es in Zukunft erhalten bleiben kann.

00:05:10: Fragen Sie also einmal ganz konkret wer weiß bei uns etwas das sonst niemand weiß?

00:05:16: Und beginnen sie genau dort mit dem Wissenstransfer!

00:05:19: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Unterstützung dabei benötigen, Schlüsselpositionen zu identifizieren, Wissenstransfer zu strukturieren oder Ihre Personalplanung zukunftsicher aufzustellen, begleiten wir sie sehr gerne dabei.

00:05:32: Im Herbst starten wir auch unsere Expertsgruppe Abende!

00:05:36: Der erste Termin ist am Mittwoch den einundzwanzigsten Oktober ab achtzehn Uhr und hat das Schwerpunktthema Umgang mit Krankenständen im Team.

00:05:45: Die Termine sind für unsere Klienten gratis.

00:05:47: Und weitere Informationen, so wie den Anmeld der Link finden Sie auf unserer Webseite www.oldbindestrichin-personalberatung.at.

00:05:59: Vielen Dank fürs Zuhören!

00:06:01: Wir freuen uns über Ihr Feedback und Ihre Themenvorschläge für die nächsten Folgen von vier Kommandreißiger Volksfaktoren zur gelungenen Personalarbeit Text Stimme und Schnitt Angelika Schneider Ton und Musik.

00:06:18: Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme, denn gemeinsam bringen wir Ihr Team zum Leuchten.