Staffel 4 Folge 99- Darf ich das mit KI machen?
Shownotes
Kennen Sie das?
Eine Mitarbeiterin möchte schnell eine E-Mail formulieren und lässt sich von einer KI dabei unterstützen. Ein Mitarbeiter möchte eine Tabelle auswerten und nutzt dafür ein KI-Tool. Eine Kollegin lässt sich eine Stellenanzeige erstellen. KI kann im Arbeitsalltag eine große Unterstützung sein. Gleichzeitig stellt sich für Unternehmen eine wichtige Frage: Was dürfen Mitarbeitende mit KI machen und wo liegen die Grenzen?
Gerade beim Umgang mit Kundendaten, personenbezogenen Informationen oder vertraulichen Unternehmensinformationen braucht es klare Regeln. Denn wenn Mitarbeitende nicht wissen, was erlaubt ist, entscheidet am Ende jeder selbst.
Tipp 1: Legen Sie fest, welche KI-Tools genutzt werden dürfen
Schaffen Sie eine klare Orientierung und entscheiden Sie, welche KI-Anwendungen Ihre Mitarbeitenden für ihre Arbeit verwenden dürfen. Dabei sollte verständlich erklärt werden, welche Tools für welche Aufgaben geeignet sind.
Tipp 2: Schützen Sie vertrauliche Informationen
Ihre Mitarbeitenden sollten genau wissen, welche Informationen nicht in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden dürfen. Dazu gehören beispielsweise personenbezogene Daten, vertrauliche Kundendaten oder interne Geschäftsgeheimnisse.
Tipp 3: Lassen Sie KI-Ergebnisse immer prüfen
Auch wenn eine KI einen Text, eine Zusammenfassung oder eine Auswertung erstellt, bleibt die Verantwortung beim Menschen. Ergebnisse sollten deshalb vor der Verwendung fachlich geprüft und nicht ungeprüft übernommen werden.
Tipp 4: Sprechen Sie offen über KI
Ein pauschales Verbot verhindert nicht unbedingt, dass Mitarbeitende KI nutzen. Sinnvoller ist es, gemeinsam klare Regeln zu entwickeln und den Mitarbeitenden zu zeigen, wie sie KI sinnvoll und verantwortungsvoll einsetzen können.
Tipp 4,33: Erstellen Sie eine einfache KI-Regel
Halten Sie auf einer Seite fest, welche Tools genutzt werden dürfen, welche Informationen nicht eingegeben werden dürfen und wann Ergebnisse zwingend von einem Menschen geprüft werden müssen. So haben Ihre Mitarbeitenden eine klare Orientierung und Sie schaffen gleichzeitig einen verantwortungsvollen Rahmen für die Nutzung von KI.
Tipp der Woche
Fragen Sie sich einmal: Weiß bei uns eigentlich jeder Mitarbeiter, was er mit KI machen darf und welche Informationen er niemals eingeben sollte? Wenn die Antwort nicht eindeutig „Ja“ lautet, ist es Zeit, gemeinsam klare Regeln zu schaffen. Denn gute Personalarbeit bedeutet auch, neue Möglichkeiten zu nutzen und gleichzeitig Verantwortung zu übernehmen.
Transkript anzeigen
00:00:00: Kennen Sie das?
00:00:03: Eine Mitarbeiterin sitzt vor einer E-Mail und möchte schnell eine passende Antwort formulieren.
00:00:09: Sie kopiert den Text in ein KI Programm, lässt ihn überarbeiten und hat wenige Sekunden später eine professionelle Formulierung oder einen.
00:00:17: Mitarbeiter möchte eine Excel Tabelle auswerten und nutzt dafür ein KI Tool.
00:00:24: Eine andere Kollegin lässt sich eine Stellenanzeige erstellen oder bittet die künstliche Intelligenz darum aus ihren Notizen ein Protokoll zu machen.
00:00:33: Eigentlich klingt das alles sinnvoll, denn KI kann im Arbeitsalltag Zeitsparen und bei vielen Aufgaben unterstützen.
00:00:41: Aber dann kommt die Frage – darf ich das eigentlich?
00:00:45: Und genau diese Frage wird in Unternehmen immer wichtiger!
00:01:08: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast.
00:01:10: Vier Kommandreißige Volksfaktoren zu gelungenen Personalarbeit, dem Podcast der Chefs und Chefinnen und Führungskräfte viele Tipps zur praktischen Personalarbeit gibt – damit auch ihr Team leuchtet!
00:01:23: Mein Name ist Angelika Schneider und ich bin Gesellschafterin und Bookeristin der All-In-Personalberatung GmbH.
00:01:30: Unser Tipp der Woche lautet Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden nicht nur darüber, dass sie KI nutzen dürfen sondern legen Sie allgemein gemeinsam fest welche Informationen Sie eingeben dürfen, welche Anwendungen verwendet werden sollen und wo weiterhin der Mensch die Verantwortung trägt.
00:01:49: Dieser Tipp lässt sich besonders gut dem ersten Erfolgsfaktor wertschätzende Führung zuordnen.
00:01:56: KI ist längst im Arbeitsalltag angekommen.
00:01:59: Künstliche Intelligenz ist inzwischen für viele Beschäftigte ein ganz normales Arbeitsmittel geworden.
00:02:05: Sie wird genutzt, um Texte zum Formulieren Informationen zusammenzufassen, Ideen zu entwickeln oder administrative Aufgaben schneller zu erledigen.
00:02:14: Gerade für kleinere Unternehmen kann das interessant sein weil Mitarbeiter mit solchen Werkzeugen manche Aufgaben schneller und selbstständiger erledigt können.
00:02:24: Problem entsteht dort, wo jeder Mitarbeiter selbst entscheidet welches Tool er verwendet und welche Informationen er dort eingibt.
00:02:32: Denn vielleicht kopiert eine Mitarbeiterin einen Kundentext in ein KI-System weil sie ihn sprachlich verbessern möchte.
00:02:39: Vielleicht gibt einem Mitarbeiter einen internen Vorgang ein damit sich die KI eine passende Antwort überlegt.
00:02:47: Die Absicht ist im beiden Fällen wahrscheinlich völlig harmlos.
00:02:50: Trotzdem kann dabei die Frage nach vertraulichen Unternehmensinformationen, Personen bezogener Daten oder Geschäftsgeheimnissen entstehen.
00:02:59: Und genau deshalb reicht es nicht mehr aus einfach zu sagen wir haben nichts gegen KI.
00:03:05: Führung braucht an dieser Stelle klare Regeln.
00:03:09: Stellen Sie sich vor ein Mitarbeiter bekommt eine schwierige E-Mail von einem Kunden.
00:03:15: Er möchte schnell und professionell antworten und nutzt dafür einen KI Tool.
00:03:20: Die E-mail enthält allerdings den Namen des Kunden, Informationen zu einem laufenden Auftrag und einige interne Details.
00:03:29: Der Mitarbeiter tankt sich nichts dabei – er möchte seine Arbeit besser und schneller erledigen!
00:03:34: Das eigentliche Problem liegt deshalb auch gar nicht beim Mitarbeiter.
00:03:39: Das Problem ist dass ihm niemand erklärt hat welche Informationen er verwenden darf und welche nicht.
00:03:46: Wenn ein Unternehmen KI nutzen möchte, braucht es deshalb keine komplizierte fünftigseitige Richtlinie.
00:03:52: Es braucht vor allem verständliche und im Alltag anwendbare Regeln.
00:03:57: Der konkrete Praxis-Tipp für sie lautet Legen Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden drei einfache Regeln fest.
00:04:05: Ersten sollte klar sein welche KI Anwendungen im Unternehmen genutzt werden dürfen.
00:04:11: Zweitens sollte eindeutig geregelt sein, welche Informationen nicht in öffentliche KI-Systeme eingegeben werden dürfen.
00:04:18: Dazu gehören beispielsweise vertrauliche Kundendaten, personenbezogene Informationen oder interne Geschäftsgeheimnisse.
00:04:27: und drittens muss klar sein dass die Verantwortung am Ende bei Menschen bleibt.
00:04:32: Wenn eine KI einen Text erstellt, eine Berechnung unterstützt oder eine Empfehlung formuliert bedeutet das nicht automatisch dass das Ergebnis richtig ist.
00:04:41: Ein Mitarbeiter muss die Ergebnisse prüfen und fachlich beurteilen können bevor sie beispielsweise an ein Kunden geschickt oder eine wichtige Entscheidung verwendet werden.
00:04:51: Gerade bei Bewerbungen im Personal Entscheidungen ist besondere Vorsicht notwendig.
00:04:56: KI kann bei der Erstellung von Texten oder bei administrativen Aufgaben unterstützen.
00:05:02: Eine Personalentscheidung sollte jedoch nicht einfach in ein System abgegeben werden.
00:05:06: Den Führung bedeutet auch, Verantwortung für Entscheidungen zu übernehmen.
00:05:12: Sprechen Sie offen mit Ihren Mitarbeitenden über die Nutzung von KI!
00:05:16: Wenn Unternehmen keine Regeln aufstellen, bedeutet das nicht automatisch dass KI nicht verwendet wird.
00:05:21: Viele Beschäftigte probieren neuen Werkzeuge trotzdem aus weil sie ihren Arbeitsalltag damit einfacher gestalten können.
00:05:28: Deshalb ist es sinnvoller, eine klare und vernünftige Nutzung zu ermöglichen statt nur pauschal zu verbieten.
00:05:35: Sagen Sie Ihren Mitarbeitenden beispielsweise – wir möchten dass die KI nutzen wenn sie innen bei der Arbeit hilft.
00:05:42: Gleichzeitig müssen Sie gemeinsam darauf achten das vertrauliche Informationen geschützt bleiben und dass Sie die Ergebnisse immer selbst prüfen.
00:05:50: Damit schaffen Sie Orientierung ohne Innovation unnötig auszubremsen!
00:05:57: Unser Tipp der Woche lautet deshalb.
00:06:00: Schreiben Sie auf, welche Tools genutzt werden dürfen, welche Informationen niemals eingegeben werden dürfen und wann Ergebnisse zwingend von einem Menschen überprüft werden müssen – einer solche Regel ist hilfreicher als eine umfangreiche Richtlinie die niemand im Arbeitsalltag liest!
00:06:17: Und vor allem sollten sie diese Regel regelmäßig prüfen denn die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz entwickeln sich sehr schnell weiter.
00:06:26: KI wird unseren Arbeitsalltag verändern.
00:06:29: Die entscheidende Frage ist derselbe nicht mehr, ob ihre Mitarbeitenden KI nutzen sondern wie sie sie nutzen und welche Verantwortung dabei bei Menschen bleibt.
00:06:38: Als Führungskraft müssen Sie nicht jedes KI-Tool kennen.
00:06:41: Sie müssen aber dafür sorgen dass Ihre Mitarbeiter wissen was erlaubt ist wo Grenzen liegen und wann sie selbst genau hinschauen müssen.
00:06:50: Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Unterstützung dabei benötigen, klare Regeln für die KI-Nutzung zu entwickeln, Ihre Mitarbeitenden dafür zu sensibilisieren oder die Auswirkungen von KI auf Ihre Personalarbeit zu strukturieren, begleiten wir sie dabei sehr gerne.
00:07:05: Besuchen Sie uns unter www.all-in – personalberatung.at.
00:07:13: Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme denn gemeinsam bringen wir Ihr Team zum Leuchten!
00:07:22: Text, Stimme und Schnitt – Angelika Schneider.
00:07:26: Ton und Musik – André Müller.
00:07:29: Vielen Dank fürs Zuhören!
00:07:30: Wir freuen uns über Ihr Feedback- und Ihre Themenvorschläge für die nächsten Folgen von vier Komma'n.
00:07:36: dreizeig Erfolgsfaktoren zur gelungenen Personalarbeit.
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