Staffel 4 Folge 92 - Wenn Informationen zum Stressfaktor werden

00:00:00: Kennen Sie das?

00:00:02: Eine Führungskraft verschickt wichtige Informationen per E-Mail.

00:00:07: Parallel wird derselbe Thema in einer Teamsgruppe diskutiert.

00:00:11: Zusätzliche Hinweise werden in der Morgenbesprechung erwähnt und zwischendurch gibt es noch einen kurzen Anruf oder eine Nachricht bei WhatsApp.

00:00:20: Eigentlich wurde alles mehrfach kommuniziert.

00:00:23: Trotzdem werden Termine übersehen, Aufgaben doppelt erledigt oder wichtige Informationen gehen verloren.

00:00:30: Die Führungskraft fragt sich, warum scheinbar niemand richtig zuhört.

00:00:34: Dem Mitarbeitenden hingegen haben das Gefühl mit Informationen überflutet zu werden und nicht mehr unterscheiden zu können was wirklich wichtig ist!

00:01:03: Hallo und herzlich willkommen zum Podcast – Vier-Kommerdreißige Volksfaktoren zur gelungenen Personalarbeit dem Podcast der Chefs und Chefinnen und Führungskräfte viele Tipps zur praktischen Personalarbeit gibt damit auch ihr Team leuchtet.

00:01:19: Mein Name ist Angelika Schneider und ich bin Gesellschafterin und Pokoristin der All-In Personalberatung GmbH.

00:01:26: Unser Tipp der Woche lautet Reduzieren Sie die Anzahl Ihrer Kommunikationskanäle und schaffen Sie Regeln, welche Informationen wo kommuniziert werden.

00:01:38: Dieser Tipp lässt sich besonders gut dem Erfolgsfaktor eins wertschätzende Führung zuordnen.

00:01:47: Heute sprechen wir über ein Thema, das in vielen Unternehmen täglich für Missverständnisse sorgt.

00:01:52: Dabei geht es nicht um fehlende Informationen sondern um das Gegenteil – viele Mitarbeiter erhalten heute mehr Informationen als je zuvor.

00:02:02: E-Mails, Messengerdienste, Projektplattformenbesprechungen und spontane Gespräche begleiten den gesamten Arbeitstag.

00:02:11: Was eigentlich Transparenz schaffen soll, führt häufig dazu, dass wichtige Informationen untergehen.

00:02:18: Unser Gehirn kann nur eine begrenzte Menge an Informationen gleichzeitig verarbeiten.

00:02:22: Wenn ständig neue Nachrichten eintreffen, fällt es immer schwerer Prioritäten zu setzen.

00:02:28: Mitarbeiter verbringen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit damit Informationen zu suchen, Nachrichten zu lesen oder herauszufinden welche Version einer Information aktuell ist.

00:02:40: Dadurch entsteht nicht mehr Klarheit sondern häufig Unsicherheit.

00:02:45: Ich möchte Ihnen dazu ein Praxisbeispiel schildern.

00:02:48: Ein mittelständisches Unternehmen führte innerhalb kurzer Zeit mehrere neue digitale Kommunikationsplattformen ein, die Absicht war gut Informationen sollen schneller verfügbar sein und die Zusammenarbeit einfacher werden.

00:03:03: Tatsächlich entstand jedoch genau das Gegenteil.

00:03:06: Manche Informationen wurden per E-Mail verschickt andere in einem Messenger veröffentlicht und wie der andere ausschließlich im Projektgruppen besprochen.

00:03:15: Immer häufiger hörte man Sätze wie, davon wusste ich nichts oder – Ich habe gedacht – das wurde schon geändert!

00:03:23: Die Geschäftsleitung war zunächst überzeugt dass die mitarbeitenden Informationen nicht aufmerksam genug lesen würden.

00:03:31: Erst eine gemeinsame Analyse zeigte, dass nicht die Menge der Informationen das eigentliche Problem war sondern die fehlende Struktur.

00:03:39: Niemand wusste genau, welcher Kanal für welche Themen genutzt werden sollte.

00:03:44: Daraufhin wurden einfache Regeln eingeführt.

00:03:48: Offizielle Informationen wurden ausschließlich über einen definierten Kommunikationsweg weitergegeben.

00:03:54: Projektbezogene Abstimmungen fanden nur noch innerhalb der jeweiligen Projektplattform statt und kurzfristige Rückfragen wurden telefonisch oder persönlich geklärt.

00:04:04: Zusätzlich wurden Besprechungen deutlich kürzer gestaltet und am Ende jedes Meetings die wichtigsten Entscheidungen zusammengefasst.

00:04:13: Bereits nach wenigen Wochen zeigte sich eine deutliche Veränderung, die Zahl der Rückfragen nahm ab, Missverständnisse wurden seltener und die Mitarbeitenden berichten dass sie wieder deutlich strukturierter arbeiten konnten.

00:04:26: Gleichzeitig stieg das Vertrauen weil jeder wusste wo verbindliche Informationen zu finden waren.

00:04:32: Dieses Beispiel zeigt sehr deutlich, dass gute Kommunikation nicht bedeutet möglichst viele Informationen weiterzugeben.

00:04:40: Gute Kommunikationsbedeutet die richtigen Informationen zur richtigen Zeit über den richtigen Kanal bereitzustellen.

00:04:48: Gerade Führungskräfte stehen heute vor der Herausforderung Informationen zu Filtern und Orientierung zu geben.

00:04:55: Mitarbeiter brauchen keine permanente Informationsflut.

00:04:59: Sie brauchen Klarheit darüber, was wichtig ist und was von ihnen erwartet

00:05:03: wird.".

00:05:04: Der konkrete Praxistip für sie lautet.

00:05:07: Schauen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team an über wie viele verschiedene Wege Informationen aktuell ausgetauscht werden.

00:05:14: Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden?

00:05:17: Welche Informationen Sie häufig doppelt erhalten und wo wichtige Inhalte verloren gehen!

00:05:23: Oft reichen bereits wenige gemeinsame Kommunikationsregeln aus, um den Arbeitsalltag deutlich einfacher und effizienter zu gestalten.

00:05:32: Denn Klarheit entsteht nicht durch mehr Informationen – Klarheit entsteht durch eine gute Struktur!

00:05:39: Wenn Sie Ihre interne Kommunikation verbessern und Ihrer Führungskräfte dabei unterstützen möchten, Informationen klar und verständlich zu vermitteln, begleiten wir sie sehr gerne.

00:05:50: Besuchen Sie uns unter www.all-in-personalberatung.at.

00:05:56: Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

00:05:59: Gemeinsam bringen wir Ihr Team zum Leuchten.